<div dir="ltr"><div><div><div><div><div><div><div><div><div><div>I did not organize an event myself, but was interacting closely with those who do, be that in Linux events, or Drupal events. <br></div><br></div>The following recurring themes may help:<br><br></div>- Try to fix the venue and the date(s) as early as possible, so people have time to plan.<br><br></div><div>- The venue will be the biggest expense, unless it is provided for free.<br><br></div><div>- Have projectors ready for people to present.<br><br></div>- Ask for sessions as soon as have the venue and dates available.<br><br></div>- If the event is sponsored, then try to line up sponsors in 3 or so tiers, based on your expected costs (venue, lunch, audio/visual, ...etc, not all that will apply for all events). <br><br></div>- If the event is paid for by the attendees, make it as simple as possible to pay (e.g. Paypal).<br><br></div>- Have a marketing plan ready, including social media and local/regional media (e.g. newspaper, computer clubs, Communitech, user groups, ...etc.)<br><br></div>- Try to balance the needs of advanced and beginners needs depending on the audience you expect. Split them in different (possibly parallel) tracks if you do have many sessions and more than one room.<br><br></div>And finally, organizing an event is always hard work and time consuming for the organizers. <br><br></div>Hope that helps.<br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Thu, Jun 4, 2015 at 2:17 PM, Colin Mills <span dir="ltr"><<a href="mailto:colin.j.mills96@gmail.com" target="_blank">colin.j.mills96@gmail.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Thanks for the input everyone! <br></div></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><span class=""><div><span>-------------------------------------------------------------------------------</span><br>Colin J. Mills (cjm)<br></div></span><div dir="ltr"><div><a href="http://en.wikipedia.org/wiki/Free_and_open-source_software" target="_blank">FOSS</a> Advocate<br><br></div><div><span class="">Software Engineering Technology<div>Second Year </div><div>Conestoga College</div><div>Canada<br></div><div><br>"makepkg, not war" <br></div></span><div>-------------------------------------------------------------------------------</div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><div><div class="h5">
<br><div class="gmail_quote">On Thu, Jun 4, 2015 at 1:11 PM,  <span dir="ltr"><<a href="mailto:john@vanostrand.com" target="_blank">john@vanostrand.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">‎I was one of the organizers of the ontario Linux fest. I'm a little surprised the <a href="http://onlinux.ca" target="_blank">onlinux.ca</a> domain is still active. <br>
<br>
<br>
Sent from my BlackBerry 12 neural implant. <br>
  Original Message  <br>
From: B. S.<br>
Sent: Thursday, June 4, 2015 12:00 PM<br>
To: KWLUG discussion<br>
Reply To: KWLUG discussion<br>
<div><div>Subject: Re: [kwlug-disc] Linux Conference<br>
<br>
There are also UoW people on this list whom will have seen your message.<br>
<br>
<br>
No doubt there is both academic and non-academic community interest, likely just a matter of people showing the interest and putting in the time to organize and execute. Whether there is sufficient community interest is probably hard to gauge. Paul / Software Freedom Day would also bring some expertise in these senses to your party. Same with those doing Ubuntu hour / release parties, Drupal group, and so on and so forth. There's a Waterloo events calendar (Lori?) around somewhere. Seeing how well, or not, such events are attended may be helpful to you.<br>
<br>
I don't know how in/formal your day would have to be to be successful, let alone the definition of success. These groups and the OnLinux organizations may be helpful in those respects. Time of year will also matter. AFAIK kwlug is less attended in summer, and except for co-op, students not in town for classes aren't present to attend anything.<br>
<br>
One of the things that have been problematic is the apparent divergent interests of the academics vs the wider user community. e.g. Sufficient interest in Languages / kernel vs application use such as gimp or Libre Office. Presumably manageable by collecting 'common' topics in time blocks. Presumably 'running your small business on Linux' (be it accounting software, VoIP, or marketing / web) will always have some low level of interest in the area.<br>
<br>
GL&HF<br>
<br>
>________________________________<br>
> From: Colin Mills <<a href="mailto:colin.j.mills96@gmail.com" target="_blank">colin.j.mills96@gmail.com</a>><br>
>To: KWLUG discussion <<a href="mailto:kwlug-disc@kwlug.org" target="_blank">kwlug-disc@kwlug.org</a>><br>
>Sent: Thursday, June 4, 2015 12:43 PM<br>
>Subject: Re: [kwlug-disc] Linux Conference<br>
><br>
><br>
><br>
>* Ok thank you, hopefully we can get something going! I am going to BSDCan in Ottawa in the next couple of weeks and it just inspired a couple of ideas.<br>
><br>
>-------------------------------------------------------------------------------<br>
><br>
>On Thu, Jun 4, 2015 at 12:41 PM, Khalid Baheyeldin <<a href="mailto:kb@2bits.com" target="_blank">kb@2bits.com</a>> wrote:<br>
><br>
><br>
>><br>
>><br>
>>On Thu, Jun 4, 2015 at 12:34 PM, Colin Mills <<a href="mailto:colin.j.mills96@gmail.com" target="_blank">colin.j.mills96@gmail.com</a>> wrote:<br>
>><br>
>>Hi All,<br>
>>><br>
>>>I am looking at organizing a conference in the KW region centered around Linux in general. I feel like the area would have the biggest draw for technical users and casual users alike.<br>
>>><br>
>>>* I found this : <a href="http://www.onlinux.ca/" target="_blank">http://www.onlinux.ca/</a> does anyone know if its still active?<br>
>>><br>
>><br>
>><br>
>>This is Ontario Linux Fest, which was modelled after the Ohio Linux Fest. It ran for server years in a row.<br>
>>I know two of the organizers (who happened to be from the Kitchener/Waterloo/Cambridge area, but organized the event in Toronto for a wider audience).<br>
>><br>
>>I bcc'd them on this email.<br>
>><br>
>><br>
>>* Anyway I would love to get some ideas and thoughts around the idea and see if its even viable. Have a good one everybody. Ill be at the meeting on July 6th :).<br>
>>><br>
>>>_______________________________________________<br>
>>>kwlug-disc mailing list<br>
>>><a href="mailto:kwlug-disc@kwlug.org" target="_blank">kwlug-disc@kwlug.org</a><br>
>>><a href="http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org" target="_blank">http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org</a><br>
>>><br>
<br>
<br>
_______________________________________________<br>
kwlug-disc mailing list<br>
<a href="mailto:kwlug-disc@kwlug.org" target="_blank">kwlug-disc@kwlug.org</a><br>
<a href="http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org" target="_blank">http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org</a><br>
<br>
<br>
_______________________________________________<br>
kwlug-disc mailing list<br>
<a href="mailto:kwlug-disc@kwlug.org" target="_blank">kwlug-disc@kwlug.org</a><br>
<a href="http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org" target="_blank">http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org</a><br>
</div></div></blockquote></div><br></div></div></div>
<br>_______________________________________________<br>
kwlug-disc mailing list<br>
<a href="mailto:kwlug-disc@kwlug.org">kwlug-disc@kwlug.org</a><br>
<a href="http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org" target="_blank">http://kwlug.org/mailman/listinfo/kwlug-disc_kwlug.org</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><br>-- <br><div class="gmail_signature">Khalid M. Baheyeldin<br><a href="http://2bits.com" target="_blank">2bits.com</a>, Inc.<br>Fast Reliable Drupal<br>Drupal optimization, development, customization and consulting.<br>Simplicity is prerequisite for reliability. --  Edsger W.Dijkstra<br>Simplicity is the ultimate sophistication. --   Leonardo da Vinci<br>For every complex problem, there is an answer that is clear, simple, and wrong." -- H.L. Mencken<br></div>
</div>